Pravidla obchodní korespondence: nuance zasílání tradičních a elektronických zpráv

Správná a profesionální obchodní korespondence je jedním z nejdůležitějších aspektů úspěšného podnikání. Umožňuje udržovat kontakt s partnery, klienty a kolegy, vyměňovat si důležité informace a řešit problémy. Pravidla obchodní korespondence zahrnují tradiční i elektronické způsoby komunikace. Níže se podíváme na některé nuance odesílání zpráv v obou případech.

Obecně je pro úspěšnou obchodní korespondenci důležité dodržovat pravidla formální komunikace, být zdvořilí a věnovat pozornost detailům. Mějte také na paměti, že je důležité zachovat profesionální a zdvořilý tón v e-mailové korespondenci, a to i přes její neformální charakter.

V článku se píše:

1. Co je obchodní korespondence
2. Obchodní dopis struktura
3. Pravidla pro psaní obchodního dopisu
4. Nuance vedení obchodní korespondence v rámci společnosti
5. Psaní obchodního e-mailu
6. Hlavní pravidla pro vedení obchodní korespondence v Messengeru

Udělejte si test a zjistěte, který obor vám vyhovuje:
IT, design nebo marketing.
Zdarma od Geekbrains

Co je obchodní korespondence

Obchodní korespondence probíhá na základě určitých norem a pravidel, které je nutné znát. Abyste se vyhnuli problémům s navrhováním dokumentů a dopisů, musíte si prostudovat hlavní body.

Obchodní korespondence je široký pojem, který zahrnuje řadu typů oficiálních obchodních dokumentů souvisejících s informačními a referenčními materiály. Obchodní korespondence je klasifikována různými způsoby.

Přijímání a provádění správních rozhodnutí se neobejde bez úřední korespondence:

• Při formování a rozhodování se obchodní korespondence využívá k získávání informací, které mohou tento proces zjednodušit.
• Při realizaci rozhodnutí, které již bylo učiněno, se obchodní korespondence používá k informování kolegů o průběhu nebo načasování konkrétního projektu.

Zjistěte, co jsou to IT profese
zařazen do TOP-30 s příjmy
od 210 000 ₽/měsíc
Pavel Šimonov
Výkonný ředitel Geekbrains

Tým GeekBrains spolu s mezinárodními specialisty na rozvoj kariéry připravil materiály, které vám pomohou nastartovat cestu k vysněné profesi.

Výběr obsahuje pouze nejoblíbenější a nejlépe placené speciality a oblasti v oblasti IT. 86 % našich studentů se s pomocí těchto materiálů rozhodlo pro kariérní cíl pro blízkou budoucnost!

Stáhněte si a použijte ještě dnes:

Pavel Šimonov
Výkonný ředitel Geekbrains

Top 30 nejžádanějších a nejlépe placených profesí v roce 2023

Pomáhá pochopit současnou situaci na trhu práce

Výběr z 50+ bezplatných neuronových sítí pro zjednodušení práce a zvýšení výdělků

Pouze osvědčené neuronové sítě s přístupem z Ruska a používáním zdarma

TOP 100 webů pro hledání práce od GeekBrains

Seznam ověřených zdrojů skutečných volných pracovních míst s příjmem 210 000 ₽

Získejte výběr zdarma
Již staženo 33256

Podle statistik platí, že čím vyšší je ekonomický růst a obchodní aktivita, tím větší je objem obchodní korespondence:

• 1% nárůst hrubého domácího produktu vede k 1% nárůstu obchodní korespondence;
• Počet písmen na hlavu v různých zemích je: v USA – 700, ve Francii – 432, v Německu – 252, v České republice – 68, v Polsku – 48, v Brazílii – 26, v Indii – 15 a v Ruské federaci – 8.

Rozdělení podílu oficiální korespondence v Ruské federaci vypadá takto:

• 63 % – obyvatel;
• 22 % – komerční organizace;
• 15 % – rozpočtové organizace.

Obchodní korespondence podniků tvoří 70-75 % z celkového počtu dokumentů.

Pouze obchodní korespondence, která je sepsána:

• bez porušení a v souladu s úředním registračním postupem;
• zohlednění současné legislativy;
• pouze osobou kompetentní v této věci.

Právní síla dává oficiálnímu dokumentu takové vlastnosti, které mohou vyvolat určité právní kroky. Od okamžiku, kdy je dopis podepsán kompetentní osobou, je již právní moci. Někdy je však kromě podpisu vyžadována i firemní pečeť.

Pokud potřebujete, aby dokumenty vytištěné na papíře měly právní platnost, použijte speciální formuláře a sadu podrobností. Typicky je toto:

• název společnosti nebo jméno kompetentní osoby, která je autorem dopisu;
• referenční informace o autorovi;
• podpis autora;
• někdy – firemní pečeť.

Dokumenty pro vnitropodnikovou výměnu dat se nazývají „interní korespondence“:

• zprávy;
• oficiální;
• vysvětlující poznámky;
• certifikáty;
• nabídky;
• reprezentace.

V oblasti řídících činností plní obchodní korespondence mnoho funkcí.

1. Informační funkce spočívá v tom, že obchodní korespondence pomáhá uchovávat důležité informace.
2. Komunikační funkce. Zaměstnanci pomocí obchodní korespondence udržují kontakt mezi sebou, s vedením a dalšími firmami.
3. Sociální funkce. Řeší různé sociální problémy především reakcí na informační potřeby.
4. Právní funkce. Slouží jako důkaz v soudních sporech.
5. Manažerská funkce. Obchodní korespondence někdy iniciuje rozhodnutí manažerů a pomáhá je realizovat.
6. Kulturní funkce. Obchodní korespondence může zprostředkovat etnické a národně-kulturní aspekty dokumentů.
7. Historická funkce. Dokáže společnosti předávat informace z historie.

Navzdory schopnosti obchodní korespondence plnit mnoho funkcí, ty hlavní zůstávají stále informační a komunikativní.

Proces právní úpravy nepočítá s využíváním obchodních sdělení. Regulační právní akty jsou vydávány jako pravidla, nařízení, pokyny, vyhlášky, příkazy, příkazy, nikoli však ve formě dopisů a zpráv.

Obchodní dopis struktura

Podívejme se, co v současné době zahrnuje struktura obchodního dopisu.

1. Údaje o odesílateli a datum přípravy dopisu.
2. Adresa příjemce a vy musíte uvést konkrétního korespondenta (vedoucího marketingového oddělení) nebo oddělení (například „obchodní oddělení společnosti „NaturStroy“).
3. Adresa v úvodní části: „Vážený Sergeji Valerieviči“, „Vážení kolegové“.
4. Hlavní text, který se skládá ze dvou částí. V první části jsou uvedeny důvody nebo cíle dopisu, druhá část obsahuje závěry, požadavky nebo návrhy.

Čtěte také!
Podnikatelská etika: principy a podřízenost
Pouze do 17.02
Stáhněte si výběr materiálů, abyste měli jistotu, že do 14 dnů najdete práci v IT
Seznam dokumentů:

TOP 100 webů pro hledání práce od GeekBrains

20 profesí v roce 2023 s příjmem 150 000 rublů

Kontrolní seznam „Jak úspěšně projít pohovorem“

Chcete-li se zaregistrovat na bezplatný intenzivní kurz a získat výběr souborů od GeekBrains jako dárek, vyplňte informace v okně, které se otevře

Pravidla pro psaní obchodního dopisu

Přestože se všude používá elektronická korespondence, obchodní dopisy se stále zasílají v papírové podobě. V tomto ohledu stojí za to věnovat pozornost vzhledu dopisu, protože vytváří první dojem o odesílateli společnosti. Je velmi důležité formátovat obchodní korespondenci v souladu s následujícími pravidly:

• Tisk musí být proveden na hlavičkový papír vyrobený z vysoce kvalitního papíru, na kterém jsou jasně uvedeny všechny údaje o odesílateli.
• V dopisech zahraničním partnerům jsou údaje o odesílateli psány v angličtině.
• Před vložením dopisu do obálky ji přeložte (nejlépe jednou) s textem uvnitř. Velmi důležité dopisy se zasílají ve velkých tlustých obálkách, aby se papír neohýbal.
• Obálka i samotný dopis mohou obsahovat veškeré detaily včetně loga společnosti.
• Adresa příjemce je uvedena pouze na obálce. Pokud je použita obálka s průhledným okénkem, je adresa příjemce napsána na samotný dopis v pravém horním rohu. Poté je list složen tak, aby byla adresa viditelná v průhledném okně.
• Adresa odesílatele je uvedena jak na obálce, tak na listu dopisu.

Nuance vedení obchodní korespondence v rámci společnosti

Existuje také interní korespondence mezi zaměstnanci společnosti. Účel takové komunikace se může lišit, ale dodržování určitých pravidel je povinné.

Pravidla obchodní korespondence v rámci podniku:

• píšeme přísně k věci a stručně;
• vždy uveďte datum;
• V závěru a podpisu používáme „zdvořilý vzorec“.

Například dopis od vedení nebo kolegů napsaný oslavenci nebo zaměstnanci za vysoké pracovní výsledky. Zvažování projektů ve společnosti probíhá mimo jiné korespondencí s dílčími prvky obchodního dopisu: povinný je předmět, pozdrav, stručné shrnutí významu, zdvořilý závěr a pečeť.

Je důležité pochopit, že výběr charakteru nebo normy dopisu se provádí na základě stupně formální komunikace a typu informací, které je třeba adresátovi předat.

Psaní obchodního e-mailu

E-mailové dopisy, stejně jako papírové dopisy, by měly obsahovat řadu prvků, které jsou informativní a praktické. Správně sestavený dopis zaručuje správnou a rychlou reakci a také konstruktivní přístup k řešení problému.

Organizace často vlastní své vlastní poštovní servery a programy a mají také firemní styl pro návrh e-mailů a interní pravidla pro vedení obchodní korespondence, která doplňují obecně uznávané standardy.

• Cíl. Řádek příjemce obsahuje vždy jednu adresu.

Nejde jen o respekt k partnerovi, ale také o možnost chránit jeho e-maily před nevyžádanou poštou a spamem.

• Kopie dopisu adresáta se vyplňuje pro konkrétní účel.

Při odesílání dopisu hlavnímu adresátovi můžete v kolonce “kopie” označit jiného adresáta. Tímto způsobem odesílatel informuje druhého účastníka o tom, co se děje, aniž by vyžadoval odpověď nebo účast na korespondenci.

• Předmět: specifický a jedinečný.

Být co nejkonkrétnější ve zvoleném tématu pomůže odesílateli a adresátovi lépe se orientovat a rozlišovat mezi problémy a úkoly, například ne „Report from Lena“, ale „Report“. Duben 2018. Verze návrhu.“ Nemá smysl uvádět v nadpisu své jméno, protože se příjemce dozví z vašeho emailu.

• Tělo dopisu by mělo obsahovat 3 klíčové prvky.

První část obsahuje pozdrav, pokud jste si ještě ten den nepsali, a adresu. Druhou částí je představení problému: prezentace sebe sama (pokud je to váš první dopis), připomenutí cílů a záměrů, popis problému a způsoby jeho řešení. Třetí částí je žádost nebo výzva k akci.

• Funkce upozornění na přečtení vyžaduje jemnost.

Tato funkce se používá, když je dopis obzvláště důležitý a situace neumožňuje zeptat se na příjem například telefonicky. Příjemce podvědomě tuší nejasné, nejasné povinnosti, proto je lepší tuto funkci zbytečně nevyužívat. Správnější a ne tak kategorické by bylo zdvořile požádat na konci dopisu o potvrzení, že byl přečten.

• Podpis vyžaduje stručnost a zároveň kapacitu.

Můžete se omezit na příjmení a jméno ve standardním znění „S úctou“. Podpis, včetně celého jména, pozice, názvu společnosti a kontaktních údajů, by neměl mít více než 7 řádků. Kromě e-mailu je lepší uvést další kontaktní údaje, jako je telefon, Skype, ICQ, Viber atd.

• Přílohy: hlavní je upozorňovat a správně pojmenovávat soubory.

Podle síťové etikety je nutné uvést informace o přiloženém dokumentu: jeho formát, objem a obsah. Velikost přílohy by neměla přesáhnout 3–5 MB. Název a předmět by měl být stručný, konkrétní a jedinečný.

• U naléhavých dopisů je povoleno 2-3 hodiny čekání na odpověď.

Na naléhavé nebo důležité e-maily lze reagovat upozorněním, že e-mail byl přijat a informace budou brány v úvahu. Vyžaduje-li úkol zdlouhavé zvažování, musí adresát uvést dobu, ve které musí být otázka zodpovězena.

Co dělá manažer: vše o profesi

Na odpověď na e-mail obvykle stačí jeden den. Pokud do tří dnů neobdržíte odpověď, je podle pravidel etikety přípustné zaslat opakovaný dopis nebo kontaktovat adresáta prostřednictvím telefonu, Skype nebo jiného messengeru. Mlčení v reakci na opakovanou žádost nebo do týdne od data odeslání dopisu je považováno za neochotu vést obchodní korespondenci.

Hlavní pravidla pro vedení obchodní korespondence v Messengeru

Komunikace v instant messengerech vyžaduje dodržování etikety nejen v běžném životě, ale i v práci. Níže jsou uvedena základní pravidla pro obchodní korespondenci v instant messengerech.

Komunikační čas

Začněme něčím jednoduchým: uzavřete korespondenci na konci pracovního dne. Večer je čas na odpočinek od otravných upozornění.

Vezměte prosím na vědomí! Pokud je práce vzdálená, mohou účastníci rozhovoru žít v jiném časovém pásmu (různých časových pásmech). Vezměte to v úvahu. Většina platforem vám umožňuje sestavit e-mail a naplánovat jeho odeslání v konkrétní čas. Noční zprávy jsou možné pouze po dohodě s účastníkem jednání nebo pokud lhůta uplynula včera.

Hlasové zprávy

Hlasové zprávy jsou velmi pohodlné, ale mnoha lidem jsou nepříjemné. Okolní prostředí často není příznivé k naslouchání takovým zprávám. Podle statistik asi 31 % uživatelů z Ruska nemají rádi zvukové zprávy. Pokuste se vyjádřit své myšlenky v textovém formátu, protože pokud potřebujete najít zprávu, bude snazší to udělat pomocí funkce „hledat“ a zvuk se může ztratit.

Před odesláním hlasové zprávy musí druhá osoba potvrdit, že ji může poslouchat. Buďte srozumitelní, k věci a ke svému projevu zahrňte krátkou doprovodnou zprávu, abyste si mohli kdykoli vzpomenout, co bylo ve zvuku řečeno, aniž byste to museli znovu poslouchat.

Gramatika

Při komunikaci s kolegy a vedením v instant messengerech je třeba dbát nejen na znění výrazů, ale také na pravopis. Abyste se vyhnuli negramotnosti, vždy si zprávu před odesláním znovu přečtěte, abyste se vyhnuli chybám. A pamatujte, že T9 je váš nepřítel. Pokud je to možné, používejte PC verzi messengerů – tam je pohodlnější kontrolovat a opravovat chyby než na telefonu.

Přijatelná neformální komunikace

Laťka obchodní etikety se přechodem na komunikaci prostřednictvím instant messengerů mírně snížila. Neformální komunikace se dnes stala normou: každému můžete snadno popřát dobrý den nebo úspěch v nadcházející události. Je však důležité znát své limity a nezapomínat, že zde vedete obchodní korespondenci a nikoli „chatování“ s přítelkyní. Například při příštích vlnách chřipky nebo COVIDu místo standardního „Dobré ráno a hezký den všem!“ Vhodnější by bylo napsat např. „Přeji všem jen 36,6!“

Stručnost je duší vtipu

Chaty v Messengeru nejsou určeny pro „listy“ textu. Naopak stručnost a výstižnost je zde velmi oceňována. Existuje jedno pravidlo: pouze jeden nápad na zprávu. A nikdy neposílejte zprávu, která má pouze jedno slovo nebo dokonce několik slov za sebou. To je v osobní korespondenci velmi nepříjemné, v podnikání zcela nevhodné. Snažte se vyhnout používání nejednoznačných frází, barevných popisů a oficiálního žargonu.

Osobní – v PM

Krátké, ale relevantní pravidlo. Dosažení porozumění v podnikání není vždy snadné, ale psaní s jednou osobou v obecném chatu je nepřijatelné. Pokud dojde ke konfliktu s někým konkrétním, je lepší komunikaci převést do soukromých zpráv.

Nejen posel

A přestože se poslové harmonicky integrovali do lidského života jako součást komunikace po celém světě, a to jak v soukromých společnostech, tak ve velkých korporacích, přesto není tento komunikační kanál oficiálně uznán. Stále je lepší důležitá rozhodnutí a dohody potvrzovat e-mailem.

Objevte vzrušující svět IT! Studujte se slevou až 61 % a získejte moderní profesi s garancí zaměstnání. První měsíc je zdarma. Vyberte si program právě teď a staňte se vyhledávaným specialistou.

Komunikační styl

Jedná se o zvukové zprávy, neformální komunikaci a stručné myšlenky. Pamatujte také, že emotikony a nálepky lze v obecném chatu používat pouze se souhlasem každého účastníka. Buďte opatrní při používání módních frází a klišé – nejlépe je uložte pro komunikaci s přáteli a kolegy, ale ne v obchodním chatu.

Zastavte spam

Nerozdělujte jednu větu do více zpráv – telefon vašeho kolegy nemusí takovou záplavu upozornění zvládnout. A někteří z nich mohou být na důležité schůzce se zapnutým zvukem – vaše tiráda zpráv může naštvat nejen vaše kolegy, ale i vaše vedení. Navíc čekání, až dokončíte svou myšlenku v následných zprávách, je velmi únavné.

Přidejte slova zdvořilosti nebo vděčnosti („děkuji“, „prosím“) na konec věty, ale nevkládejte je do samostatné zprávy – to působí rušivě.

Pouze provozní problémy

Toto pravidlo shrnuje vše výše uvedené: poslové jsou velmi výhodná věc, ale ne pro všechny příležitosti. Použijte chat pro naléhavé úkoly a prodiskutujte termíny projektů. Nevyplatí se přenášet veškerou obchodní korespondenci na chat, zprávy se mohou snadno ztratit mezi ostatními a navíc probírání důležitých bodů může přilákat neschopné kolegy.

Určete chaty pouze pro obecné otázky, a pokud vám a vašim kolegům nevyhovují jiné způsoby komunikace a interakce, vytvořte další chaty, například „Obecné“, „Řešení důležitých úkolů“ a „Chat“.

Poskytujeme slevu od 60%
pro kurzy od GeekBrains do 16. února
Za pouhých 9 měsíců budete moci získat práci s příjmem z ruble 150 000

Obraz podnikatele nebo organizace se skládá nejen z úspěchů a výsledků, ale také z malých prvků každé fáze obchodních jednání. Každý zástupce společnosti, od úředníka až po manažera, je povinen dodržovat pravidla obchodní korespondence.