3.5. Postup pro vytváření případů v organizaci ConsultantPlus
Každý pracovní den vám pravděpodobně přináší nejen cenné zkušenosti, zisk (doufejme) a užitečné obchodní kontakty, ale také nové úkony, faktury, žádosti o dovolenou, dodací listy. Zdá se, že každý dokument má 1-2 listy papíru.
1,4 tisíc objevů
Komentář 3 1
Ale den za dnem se to všechno hromadí do obrovských hromad papírů a vy, jako majitel firmy, jste povinni tyto svědky všech obchodních procesů pečlivě uchovávat.
Kdy můžeme všechno vyhodit? Co když finanční úřad požaduje něco, co už neexistuje? Ale kde v kanceláři sehnat tolik polic a místeček? Je čas udělat si pořádek – s tím vám pomůže náš průvodce.
Proč si vůbec potřebujete všechny tyto dokumenty uchovávat?
Mít po ruce dokumentární důkazy může pomoci předejít mnoha problémům.
Obchodní archivy jsou užitečné pro:
- Nebýt pokutován. Dokumenty mohou být vyžadovány nejen při kontrolách aktivit vaší společnosti. Pokud se například Federální daňová služba rozhodne ověřit, jak poctivě váš dodavatel, smluvní partner nebo jiná protistrana podniká, může si od vás vyžádat dokumenty o vašich transakcích k prozkoumání. A pokud je nemůžete včas poskytnout, budete muset zaplatit pokutu.
- Odpověď inspektorátu práceJeho zaměstnanci mají speciální kontrolní seznamy, podle kterých kontrolují, zda jsou všichni zaměstnanci v podniku skutečně oficiálně registrováni. Pokud se ukáže, že daná osoba je ve zaměstnaneckém poměru, ale nemůžete předložit pracovní smlouvu, pokuta bude až 50 000 rublů.
- Braňte své zájmy u souduPokud například dodavatel odvedl nedbalou práci a dodavatel poslal nekvalitní materiály a oba nejsou ochotni uhradit výdaje, můžete je zažalovat – a zde se neobejdete bez potřebných dokumentů potvrzujících platby a uzavření transakcí.
- Vydávat zaměstnancům certifikáty. Zaměstnanci od vás mohou potřebovat dokumenty potvrzující délku jejich zaměstnání, průměrný plat atd.
Co a kolik skladovat
Každý dokument je jiný. Každý bude mít svou vlastní dobu uchovávání, která se určuje pomocí:
- seznam schválený nařízením Rosarchivu ze dne 20. prosince 2019 č. 236;
- Zákon ze dne 06.12.2011 č. 402-FZ „O účetnictví“;
- Zákon ze dne 22.10.2004 č. 125-FZ „O archivnictví v Ruské federaci“;
- Zákon ze dne 22.05.2003 č. 54-FZ;
- Daňový zákoník;
- resortní dokumenty.
Nejdůležitější je, že doba uložení dokumentace se počítá od 1. ledna následujícího roku, po dokončení práce na ní. Pokud jste tedy uzavřeli smlouvu s protistranou 28. května 2021 a práci jste dokončili v roce 2022, bude se dlouhodobá doba uložení počítát od 1. ledna 2023.
Tabulka 1. Doby uchovávání pro různé typy dokumentů.
Doba použitelnosti
Druh dokumentu
Daně a účetnictví
Osvědčení o registraci u finančních úřadů, oznámení o zrušení registrace
- Primární dokumenty: smlouvy, akty, faktury, šeky, účtenky
- Peněžní doklady
- Faktury
- Daňová přiznání
- Kniha příjmů a výdajů
Nebo 75 let, pokud bylo řízení ukončeno před rokem 2003.
- Charta, stanovy společnosti, zápisy ze schůzí zakladatelů
- Účetní (finanční) výkazy
- Dokumenty k likvidaci společnosti
Personální doklady
Vnitřní pracovní předpisy
Výkazy práce, záznamy o práci
Dokumenty o pracovních nehodách
Nebo 75 let, pokud bylo řízení ukončeno před rokem 2003.
- Personální dokumenty: pracovní smlouvy, osobní zaměstnanecké karty
- Osobní spisy zaměstnanců
- Výkazy pracovní doby, záznamy o pracovní době ve škodlivých a nebezpečných pracovních podmínkách
- Nevyzvednuté originály osobních dokladů zaměstnanců
Originál osobních dokladů zaměstnanců: pracovní knížky, diplomy, certifikáty, občanské průkazy, osvědčení
Jak správně ukládat dokumenty
Zde bude vše záviset na stavu dokumentu. Pokud je aktuální (tj. řízení o něm buď není ukončeno, nebo je ukončeno, ale doba uchovávání dokumentů je < 10 let), lze jej jednoduše uložit do trezoru nebo na jiné vhodné místo v kanceláři. Hlavní je, aby byl neporušený, čitelný a důvěrný.
Pokud má však dokument dobu uchovávání > 10 let, musí být předán do archivu.
Začněte s řádnou přípravou:
- Dokumenty seřaďte chronologicky, očíslujte je a sešijte.
- Vytvořte inventář – s čísly, jmény a počtem stránek.
- Vytvořte certifikační list – uveďte celkový počet listů v případu a poznamenejte si, zda došlo k porušení fyzického stavu stránek (roztrhané, rozmazané, potřísněné kávou).
Převod dokumentů do archivu existují dva způsoby:
- samostatně si zorganizovat místnost pro archivní skladování s hasicím systémem a alarmem, teplotou 17–19 °C, relativní vlhkostí vzduchu 50–55 % a policemi uzavřenými před světlem;
- uzavřít smlouvu s organizací, která se zabývá dlouhodobou archivací.
Co dělat s elektronickými dokumenty
Zákon umožňuje jejich digitální ukládání a podepisování elektronickým podpisem. Pokud však byly dokumenty původně papírové, nebude možné je jednoduše digitalizovat a originály vyhodit do odpadního papíru bez čekání na datum expirace: „analogové“ médium bude muset být uloženo po celou dobu stanovenou zákonem.
zde je Pravidla pro archivaci elektronických úředních dokumentů:
- ukládat na alespoň dvě různá média – například na pevný disk a v cloudu;
- vybavit společnost softwarovými a technickými prostředky, které umožní čtení nebo kopírování těchto dokumentů;
- zajistit důvěrnost při uchovávání takových informací;
- Provádějte audit každých pět let: pokud byl software pro prohlížení dokumentů během této doby aktualizován, upgradujte jej.
Rada: i když lví podíl dokumentů byl původně vytvořen na papíře, má smysl vytvářet elektronické kopie – bude snazší je vyhledávat a odesílat a chaos se promění v řád.
Odpovědnost a pokuty
Všechno je zde jasné a zřetelné – podívejte se na tabulku 2.
Přerušení
Pokuta
Ground
Nedostatek účetních dokladů
- Od 3 000 do 5 000 ₽ – pro úředníky a individuální podnikatele
- Od 5 000 do 10 000 ₽ – pro firmy
Hrubé porušení pravidel pro účtování o příjmech a/nebo výdajích a/nebo zdanitelných předmětech
- 10 000 ₽ za zdaňovací období
- 30 000 ₽ – více než jedno zdaňovací období
Neposkytnutí informací nezbytných pro provedení daňové kontroly daňovému úřadu
200 ₽ za každý nepředložený dokument
Nepředložení dokumentů v rámci protistranné kontroly
10 000 ₽ pro fyzické osoby podnikatele a právnické osoby
Neposkytnutí nebo předčasné poskytnutí informací o protistraně v rámci její protikontroly
Porušení pravidel pro uchovávání osobních dokumentů
- Od 1 000 do 5 000 ₽ – pro individuální podnikatele
- Od 30 000 do 50 000 ₽ – pro právnické osoby
Rada: Chcete-li snížit riziko výše popsaných pokut na nulu, připojte se k elektronické službě správy dokumentů SFERA Courier. Umožní vám okamžitě vytvářet, podepisovat a odesílat dokumenty protistranám a vyhnout se sankcím za zpoždění spojená s vyhledáváním nebo obnovou papírových dokumentů.
Kontrolní seznam sebekontroly
Zde je několik dalších velmi důležitých bodů, které by si měl každý majitel zkontrolovat ve svých dokumentech:
- Po kontrole vaší interní banky dokumentů dle tabulky 1, zlikvidujte to, co je evidentně prošlo. K tomu je třeba vytvořit komisi zaměstnanců na plný úvazek nebo kontaktovat specializovaného dodavatele. Hlavní je zdokumentovat likvidaci.
- Pokud zjistíte, že některé dokumenty byly ztraceny, zkuste je obnovitVyžádat si duplikáty od protistran, ministerstev a vládních agentur. Tyto dokumenty mohou být vyžadovány daňovými úřady. Za každý neposkytnutý dokument bude uložena pokuta ve výši 200 rublů.
- Pokud dojde k fyzické ztrátě jakýchkoli dokumentů (zatopený, ukradený, oteplený), doložte si o tom doklady. Krádež bude potvrzena policejní zprávou, požár dokumentem od ministerstva pro mimořádné události a záplavu správcovskou společností. Pokud tak neučiníte, můžete být podezřelí z úmyslného zatajení něčeho důležitého.
Reklama: OOO “KORUS CONSULTING CIS”, IČO: 7801392271, erid: LjN8KQZhc
Datum zveřejnění: 10.04.2023, 13:12
- #SberKorus
- #úložiště dokumentů
- #elektronický archiv
- #archiv
1,4 tisíc objevů
Komentář 3 1
O autorovi
SberKorus
Sada nástrojů pro pohodlné a kvalitní řízení firmy
3.5. Postup při vytváření případů v organizaci
3.5.1. Tvorba případů je seskupování provedených písemností do případů v souladu s nomenklaturou věcí.
Do spisu se zakládají listiny, které svým obsahem odpovídají názvu věci, je však zakázáno sdružovat koncepty a dublety listin (s výjimkou zvláště cenných listin) a listin, které jsou předmětem; vrátit, do souborů.
3.5.2. Případy vznikají v organizacích s centralizovanou evidencí – službou předškolního výchovného zařízení organizace as decentralizovaným řízením – jak strukturálními jednotkami (osobami odpovědnými za předškolní zařízení), tak službou předškolního výchovného zařízení organizace.
Tvorba případů probíhá pod přímým metodickým vedením archivu organizace a v případě potřeby odpovídajícího státního archivu.
3.5.3. Při formování pouzder je třeba dodržovat následující základní požadavky:
dokumenty trvalého a dočasného uložení musí být seskupeny do samostatných souborů;
zahrnout do spisu jednu kopii každého dokumentu;
seskupit dokumenty ze stejného kalendářního roku do souboru; výjimkou jsou: pohyblivá pouzdra; soudní případy; osobní spisy, které se tvoří po celou dobu práce této osoby v organizaci; dokumenty volených orgánů a jejich stálých komisí, poslaneckých klubů, které jsou seskupeny po dobu jejich svolávání; dokumenty vzdělávacích institucí, které vznikají v průběhu akademického roku; divadelní dokumenty charakterizující jevištní činnost v průběhu divadelní sezóny; soubory filmů, rukopisů, lékařských záznamů atd.;
pouzdro by nemělo obsahovat více než 250 listů o tloušťce maximálně 4 cm.
3.5.4. V rámci případu musí být dokumenty uspořádány tak, aby jejich obsah důsledně pokrýval určitou problematiku. V tomto případě jsou dokumenty seřazeny chronologicky (příchozí – podle data přijetí, odchozí – podle data odeslání) nebo abecedně podle autorů a korespondentů.
Přílohy dokumentů, bez ohledu na datum jejich schválení nebo vyhotovení, se přikládají k dokumentům, kterých se týkají.
Přihlášky o více než 250 listech tvoří samostatný svazek, o kterém je v dokumentu uvedena poznámka.
3.5.5. Administrativní dokumenty jsou seskupeny do případů podle typu a chronologie se souvisejícími aplikacemi:
listiny, předpisy, pokyny schválené správními dokumenty jsou jejich přílohami a jsou seskupeny společně s uvedenými dokumenty. Pokud jsou schváleny jako nezávislý dokument, jsou seskupeny do samostatných případů;
zakázky na hlavní činnosti jsou seskupeny odděleně od zakázek pro personál;
objednávky pro personál jsou seskupeny do souborů v souladu se stanovenými lhůtami pro uchovávání. V případě velkých objemů dokumentů je vhodné seskupovat personální příkazy týkající se různých aspektů činnosti organizace (nábor, propouštění a stěhování, služební cesty atd.) do samostatných případů;
pokyny vyšších organizací a podklady k jejich realizaci jsou seskupeny do souborů podle oblastí činnosti organizace;
schválené plány, zprávy, odhady, limity, seznamy titulů a další dokumenty jsou seskupeny odděleně od jejich projektů;
dokumenty v osobních spisech jsou uspořádány v chronologickém pořadí, jak byly přijaty;
osobní účty dělníků a zaměstnanců na mzdy jsou seskupeny do samostatných souborů a uspořádány v nich abecedně podle příjmení;
návrhy, vyjádření a stížnosti občanů k otázkám práce organizace a všechny dokumenty k jejich projednání a provedení jsou seskupeny odděleně od vyjádření občanů k osobním otázkám;
korespondence je seskupena zpravidla za kalendářní rok a systematizována v chronologickém pořadí, dokument odpovědi je umístěn za dokumentem žádosti. Když je obnovena korespondence týkající se konkrétního problému, která začala v předchozím roce, jsou dokumenty zahrnuty do souboru aktuálního roku s uvedením indexu souboru z předchozího roku. V závislosti na specifikách činnosti organizace lze korespondenci seskupit také podle akademického roku, termínu svolání volených orgánů atd.