15 pravidel pro obchodní e-mailovou korespondenci

E-mail je hlavním zdrojem komunikace v práci. Denně si dopisujeme s kolegy, vedením, zákazníky a klienty. Někdy se příjemci nemohou dohodnout nebo tráví příliš mnoho času psaním dopisů. Sestavili jsme 15 pravidel, která vám i vaší protistraně pomohou ušetřit čas a rychleji vyřešit pracovní problémy.

Napište předmět dopisu

Předmět je jako nadpis, pomáhá vám rychle najít potřebnou korespondenci ve vaší poštovní schránce. Nezapomeňte ho uvést, abyste s dopisy usnadnili práci. Formulace předmětu by měla být informativní. Pokud se dopis jmenuje „Spolupráce“, „Fotky“, „Ono“, příjemce nepochopí, co se nabízí. Předmět sice je, ale je k ničemu. Doplňte specifikace: „Nabízíme umístění v našem časopise“ nebo „Fotky do cestovní rubriky“.

Pokud se téma během korespondence změní, neměňte ho v dopise. Řekněme, že jste zahájili dialog o vývoji webových stránek pro stomatologickou kliniku, ale během toho přišla nová objednávka – webové stránky pro dětské centrum. Nemíchejte projekty v jedné korespondenci a neměňte téma, když se otevře další otázka. Začněte pro ni nový řetězec dopisů. Dodržujte pravidlo: pro každou velkou otázku – samostatná korespondence.

Zjistěte, co jsou to IT profese
zařazen do TOP-30 s příjmy
od 210 000 ₽/měsíc
Pavel Šimonov
Výkonný ředitel Geekbrains

Tým GeekBrains spolu s mezinárodními specialisty na rozvoj kariéry připravil materiály, které vám pomohou nastartovat cestu k vysněné profesi.

Výběr obsahuje pouze nejoblíbenější a nejlépe placené speciality a oblasti v oblasti IT. 86 % našich studentů se s pomocí těchto materiálů rozhodlo pro kariérní cíl pro blízkou budoucnost!

Stáhněte si a použijte ještě dnes:

Pavel Šimonov
Výkonný ředitel Geekbrains

Top 30 nejžádanějších a nejlépe placených profesí v roce 2023

Pomáhá pochopit současnou situaci na trhu práce

Výběr z 50+ bezplatných neuronových sítí pro zjednodušení práce a zvýšení výdělků

Pouze osvědčené neuronové sítě s přístupem z Ruska a používáním zdarma

TOP 100 webů pro hledání práce od GeekBrains

Seznam ověřených zdrojů skutečných volných pracovních míst s příjmem 210 000 ₽

Získejte výběr zdarma
Již staženo 34592

Volejte jménem

Pokud znáte jméno příjemce, nezapomeňte ho oslovit jménem. Jinak není jasné, komu je dopis adresován, a působí to nezdvořile. Pokud je příjemců více, uveďte jména všech, od kterých očekáváte odpověď nebo akci. Člověk si může myslet, že se ho dopis netýká, pokud je adresován všem. Oslovením jménem tento problém odstraníme.

Mluvte k věci

Pracovní dopis je krátký žánr. Představte si, kolik času bude muset příjemce strávit, než se dostane k podstatě dopisu pomocí zdlouhavých úvah a abstraktních odboček. Nemá smysl psát, co bylo, co bude a co uklidní srdce, pokud to neovlivní řešení problému. Ušetřete čas svůj i cizích lidí – přejděte rovnou k hlavní věci.

Uveďte přesné datum

Nepište do předmětu ani do těla dopisu „urgentní“. Toto je flexibilní pojem: pro jednoho je to hodina, pro jiného týden. Je lepší uvést přesný čas a datum, kdy očekáváte odpověď nebo výsledek.

Formátování textu

Neformátovaný text se těžko čte, proto ho rozdělte. Za každým odstavcem odsaďte jednou a za pozdravem dvakrát a před podpisem. Nevkládejte odkazy doprostřed textu – umístěte je na konec odstavce nebo dopisu, do seznamu. Každý odkaz vysvětlete: na jaký dokument vede a proč by se jím měl příjemce řídit. Snažte se nepřehánět s tučným písmem, kurzívou a barvami. Nechte text působit klidně.

Pište neutrálně a jemně

Dopisem lze snadno vyvolat negativní emoce. Příjemce si může text vyložit odlišně, proto pište co nejneutrálněji, abyste se vyhnuli dvojí interpretaci. Buďte zdvořilí a taktní. Pokud se navzájem blíže neznáte, nepokládejte osobní otázky, nevměšujte se do prostoru někoho jiného, nežertujte ani nenarážejte na témata nesouvisející s prací.

Uložte si historii chatu

V dopise nechte celý předchozí řetězec zpráv. Ve velkém proudu informací je snadné zapomenout, o čem jste s odesílatelem komunikovali – historie korespondence vám pomůže si to zapamatovat. To je důležité zejména pro zaměstnance, kteří dostávají mnoho dopisů s problémy a dotazy.

Podepisujte své dopisy

Svůj pracovní e-mail pojmenujte neutrálně, nejlépe jako křestní_příjmení@zaměstnavatel. Pokud firemní e-mail nemáte, vytvořte si schránku jako [email protected] místo svinkapeppa nebo superboy.

V podpisu uveďte své křestní jméno, příjmení, pozici a název společnosti. Přidejte kontaktní metody: telefon, messengery, sociální sítě a odkaz na firemní webové stránky. Omezte se na neutrální „s úctou“ nebo „s přáním všeho nejlepšího“. Vyhněte se psaní půlstránkových slov díků v automatickém podpisu, umisťování reklam nebo odkazům na sběr podpisů a podobné projekty.

Pouze do 17.07
Stáhněte si výběr materiálů, abyste měli jistotu, že do 14 dnů najdete práci v IT
Seznam dokumentů:

TOP 100 webů pro hledání práce od GeekBrains

20 profesí v roce 2023 s příjmem 150 000 rublů

Kontrolní seznam „Jak úspěšně projít pohovorem“

Chcete-li se zaregistrovat na bezplatný intenzivní kurz a získat výběr souborů od GeekBrains jako dárek, vyplňte informace v okně, které se otevře

Přidat všechny odkazy a soubory najednou

Stává se, že až po odeslání se zjistí, že není připojen důležitý soubor nebo není uveden potřebný odkaz. Mnozí posílají přílohy a dodatky v samostatném dopise – „zde je dokument, na který jsem zapomněl.“ A korespondence je rozdělena: v jednom příběhu – diskuse, v druhém – potřebné dokumenty.

Není známo, na který dopis příjemce odpoví – možná na ten bez historie korespondence. Proto je lepší předchozí dopis duplikovat a přidat k němu soubor. Ve zprávě je vhodné požádat příjemce o smazání dopisu bez souboru, aby se předešlo nejasnostem.

Také jsem viděl lidi, kteří posílali pět souborů v pěti samostatných e-mailech. To zahlcuje schránku a rozptyluje příjemce. Prosím, odešlete všechny přílohy společně. Pokud jich je příliš mnoho, odešlete odkaz na službu pro sdílení souborů.

Jasně pojmenovávejte soubory a dokumenty

Pojmenujte soubor tak, aby bylo hned jasné, o co jde a k čemu se vztahuje. V seznamu obrázků je těžké rozlišit jeden IMG568909865 od jiného IMG6789988901. Je mnohem lepší, když se jedná o logo a záhlaví.

Před odesláním si to prosím znovu přečtěte.

Každý může udělat chybu nebo nepřesnost, napsat nejednoznačně nebo něco nejasně vysvětlit. Proto si dopis před odesláním znovu přečtěte a zkontrolujte, zda neobsahuje chyby. Pokud byl napsán pod vlivem emocí, neodesílejte ho hned – nechte ho 15 minut odležet. Pak si ho znovu prohlédněte – možná jste byli ve svých úsudcích a hodnoceních příliš ostrí. Pokud ano, změňte tón a přeformulujte „kluzké“ momenty.

Odpovězte rychle

Odesílatelé neočekávají okamžitou odpověď na e-maily, ale téměř polovina z 2 milionů respondentů reaguje na e-maily do hodiny. Napište odpověď co nejdříve. Pokud je to součástí vašich přímých povinností – například pracujete v podpoře nebo jako koordinátor projektu – snažte se odpovědět do 15–30 minut.

Pokud vaše hlavní práce nezahrnuje korespondenci, naplánujte si během dne dva intervaly na třídění pošty a odpovídání. Například v 11:00 a na konci dne v 17:00. Tímto způsobem nezmeškáte důležité zprávy a udržíte si pořádek ve své schránce. Nebojte se: pokud se objeví naléhavý dotaz, budete kontaktováni jiným způsobem – přes messenger nebo telefonicky.

Odesílejte e-maily během pracovní doby

Tři důvody, proč se řídit tímto pravidlem:

1. Zvukové upozornění může příjemce probudit.
2. Někteří lidé považují korespondenci mimo pracovní dobu, včetně víkendů, za nepřijatelnou.
3. Váš dopis se může jednoduše ztratit mezi ostatními.

Nastavte si odložené odesílání. Například Mail.ru má funkci „Odeslat v určitý čas“. Pokud píšete textovou zprávu v sobotu ráno, naplánujte odeslání dopisu na pondělí v 10:05. Zvýšíte tak pravděpodobnost, že si ji příjemce nevšimne. Pokud v této době již dopis není relevantní, přejděte do sekce „K odeslání“ a zrušte odeslání.

Neposílejte slova „děkuji“ a „prosím“ v samostatném e-mailu.

Otevření a přečtení dopisu zabere čas. Posíláním jen „děkuji“, „prosím“ a podobných zpráv pouze rozptylujete druhou osobu. Je lepší jí poděkovat příště, až budete posílat další dokumenty nebo odpovídat na nové otázky. Takto v jednom dopise bude jak užitek, tak vděčnost.

Nepište informace, které musí být skryty

Buďte připraveni na to, že vše, co napíšete, se stane veřejně dostupným. Nikdo není imunní vůči situacím, kdy se důvěrné informace dostanou do rukou cizích lidí. Může dojít k selhání v práci pošty nebo vyhledávačů, nebo protistrana může zveřejnit snímky obrazovky uzavřené korespondence. Někdy se diskuse omylem dostanou do rukou osoby, pro kterou nebyly určeny:

Poskytujeme slevu od 60%
na kurzy od GeekBrains do 20. července
Za pouhých 9 měsíců budete moci získat práci s příjmem z ruble 150 000

Vždy si hlídejte tón a výrazy. Nepište nic, co by mohlo urazit jinou osobu nebo negativně ovlivnit image zaměstnavatele.

Pravidla obchodní korespondence: nuance zasílání tradičních a elektronických zpráv

Existuje mnoho pravidel, ale nemusíte se je všechna učit nazpaměť. Hlavní je respektovat svého partnera, jeho názor a čas a pracovat pro společnou věc. Co byste chtěli v pracovních dopisech zlepšit?