Co potřebujete vědět o nových pravidlech pro ukládání dokumentů — Kontur

Od poloviny září je v platnosti Nařízení Spolkové archivní služby ze dne 31.07.2023. července 77 č. 31.03.2015, kterým se změnila pravidla pro práci s dokumenty a také požadavky na jejich uchovávání. Samostatná kapitola objednávky je věnována elektronickým archivním dokumentům. Dříve platná vyhláška Ministerstva kultury Ruské federace ze dne 526 č. XNUMX pozbyla platnosti.

Nová pravidla zavedená nařízením Spolkového archivního úřadu č. 31.07.2023 ze dne 77. července XNUMX se nevztahují pouze na orgány státní správy a samosprávy, ale i na organizace.

V tomto článku:

• Jak ukládat dokumenty od 17. září 2023
• Jak zničit dokumentaci
• Jak uchovávat elektronické dokumenty

Jak ukládat dokumenty od 17. září 2023

Skladování v závislosti na typu dokumentu. Existují dokumenty s trvalou a dlouhodobou dobou uložení. Dokumenty k dlouhodobému uchování (ne více než 10 let) není nutné předkládat do archivu, ale lze je uložit na pobočce organizace, která je vydala – např. na účtárně nebo na personálním oddělení. Po uplynutí doby použitelnosti by měly být zničeny.

Do archivu se předávají dokumenty s dlouhou dobou uložení nad 10 let a trvalým uložením do likvidace organizace.

Podle nových pravidel se dokumenty předkládají k uložení do archivu nejdříve po jednom roce a nejpozději do tří let od ukončení jejich zpracování.

Způsoby skladování. Nová pravidla umožňují organizacím vybrat si jednu z možností ukládání dokumentace:

• Vytvořte si archiv sami. Pokud je dokumentů málo, pak postačí uzamykatelná skříňka nebo trezor např. v HR oddělení nebo v účtárně. Pokud existuje mnoho dokumentů, budete muset přidělit samostatnou izolovanou místnost, která splňuje určité požadavky. Za prvé to nemůže být suterén; místnost musí mít přirozené nebo umělé větrání a musí být oddělena od sousedních místností protipožárními stěnami. Za údržbu archivu odpovídá odpovědný pracovník. Vlastní činnost archivu je upravena místním zákonem.
• Předat dokumenty (papírové i elektronické) k uložení specializované organizaci na základě smlouvy o poskytování placených služeb. Je důležité, aby takové aktivity byly v souladu se stanovami organizace.

Postup při vytváření případů. Podle paragrafu 49 nových pravidel se doklady o době trvalého a dočasného uložení rozdělují do samostatných případů. Dokumenty jsou součástí věci v souladu s obsahem názvu věci. Spisy jsou skupiny dokumentů z jednoho kalendářního roku, existují však výjimky – přenosové spisy, osobní spisy, které se tvoří po celou dobu působení člověka v organizaci. Osobní spisy by navíc měly být vytvářeny zvlášť pro každého zaměstnance a dokumenty v osobních spisech by měly být uspořádány v chronologickém pořadí tak, jak byly přijaty.

Nová pravidla vyžadují, aby osobní účty pro mzdy byly rozděleny do samostatných souborů a řazeny abecedně podle celého jména.

Objednávky jsou seskupeny do souborů v souladu se stanovenými úložnými lhůtami. A takové dokumenty, jako jsou přílohy, seznamovací listy, souhlasy a usnesení, jsou součástí spisu spolu s dokumenty, kterých se týkají.

Evidence dokumentů na papíře. Požadavky na podávání případů na papíře se nezměnily. Stejně jako dříve by každý soubor neměl přesáhnout 250 listů s tloušťkou hřbetu do 4 cm. Listy jednoho souboru jsou svázány do pevné desky. Pro šití jsou vyrobeny čtyři vpichy. Při zpracování maloformátového pouzdra jsou povoleny tři vpichy.

Pro elektronické dokumenty a tvorbu elektronického archivu definují pravidla samostatný postup.

Jak zničit dokumentaci

Před zničením dokumentů bude stejně jako dříve vyžadováno prověření hodnoty dokumentace. Nová pravidla, která platí od 17. září 2023, stanovila způsoby jeho zničení:

Prostřednictvím organizací specializovaných na recyklaci druhotných surovin. Tímto způsobem je možné zničit dokumenty, soubory bez osobních údajů a dalších informací, které spadají pod výjimku.

Sebedestrukce. Společnost musí sama zlikvidovat dokumenty obsahující osobní údaje označené „Pouze pro oficiální použití“ a obsahující informace o omezeném přístupu. Způsob zničení je prostřednictvím skartovačky nebo jiného způsobu drcení, který neumožní obsah dokumentů obnovit. V tomto případě je pouze odpad ze skartace předán do organizace třetí strany, která zpracovává druhotné suroviny.

Jak uchovávat elektronické dokumenty

Archivní dokumentace v digitálním formátu může být uložena na samostatném fyzickém médiu (flash disky, pevné disky) nebo v systému elektronického ukládání dokumentů (EDS). Podle nových pravidel mohou firmy i živnostníci využívat oba způsoby skladování.

Kromě toho mají právo zapojit specializované organizace do ukládání elektronických dokumentů, stejně jako v případě papírových archivů.

Elektronické dokumenty předávané k archivaci na fyzických nosičích podléhají zařazení do systému elektronické správy dokumentů.

Uchovávejte dokumenty až 75 let díky KEDO. Dokumenty se časem neztratí ani nepoškodí.

Inzerce 16+. JSC PF SKB Kontur. Podrobnosti OGRN 1026605606620. 620144, Jekatěrinburg, st. Národní Volja, 19A.

Při ukládání elektronických dokumentů je důležité věnovat pozornost následujícím požadavkům:

• Převod trvalých a dočasných (nad 10 let) dokumentů, včetně dokumentů o personálu, k archivaci se provádí v určitých lhůtách stanovených v odstavci 47 pravidel. Dokumenty s dočasnou (až 10 let včetně) dobou uložení jsou totiž uloženy ve strukturálních oddílech a po uplynutí této doby jsou po prověření hodnoty zničeny. Rozhodnutím organizace nebo jejího zplnomocněného zástupce jsou dokumenty s dočasnou (až 10 let včetně) uloženou dobou předávány do archivu (strukturální útvar odpovědný za uložení), pokud strukturální útvary nemají podmínky k zajištění jejich bezpečnosti po stanovené doby uložení.
• Elektronický archivní dokument předaný k archivaci obsahuje povinné strukturální prvky: soubor hlavní části elektronického dokumentu (ve formátu PDF/A) a metadata – popis s evidenčními a účetními informacemi o dokumentu. Pokud jsou k dispozici, mohou být zahrnuty také soubory přílohy k elektronickému dokumentu ve formátech určených pro textová, tabulková, grafická a strukturovaná data, audiovizuální dokumenty a soubory elektronického podpisu (souborů).